Focus: Gestione delle Riunioni. Meeting Management.

Uno degli strumenti più efficaci, per promuovere all’interno di un gruppo di lavoro un clima di rispetto reciproco tra i vari membri, è quello della pianificazione delle riunioni.
Possono essere di due categorie: quelle formali dove lo scopo è di monitorare i ruoli ed il lavoro svolto, oppure quelle informali che sono destinate ad approfondire la conoscenza reciproca e quindi dar vita ad un clima amichevole tra i vari membri del gruppo.
Il problema che potrebbe sorgere è la nascita dei sottogruppi competitivi, che possono costituire una minaccia per la coesione del team.

Quindi affinché questo importante strumento di lavoro dia i massimi benefici possibili va adoperato con criterio, programmando la tempistica e le situazioni opportune dove si rende necessario l’intervento per la risoluzione di un problema: un suo utilizzo eccessivo può far nascere nei partecipanti la convinzione che si tratta di una perdita di tempo, vanificando pertanto la partecipazione attiva e di conseguenza la sua efficacia.

L’elemento centrale resta la definizione dell’obiettivo che si vuole perseguire, dal quale discenderà la pianificazione dei tempi di intervento e la definizione dei rispettivi ruoli tra i partecipanti.
Diventa di fondamentale importanza per rendere efficace al meglio la riunione, che il suo obbiettivo sia reso conoscibile da tutti in modo in inequivocabile.
La fase centrale è quella della discussione, dove è necessario che ogni membro del gruppo sia posto nelle condizioni di esprimere il suo pensiero in merito alla questione in esame, confrontandosi reciprocamente per fare emergere i differenti punti di vista nel tentativo di individuare una prospettiva condivisa, oltre che ad arricchire il patrimonio di conoscenze del gruppo.

Uno degli aspetti di maggiore importanza è quello creativo, quando si tratta di risolvere qualche problema oppure sorgono degli impedimenti al raggiungimento di un obiettivo.
Quindi diventa di fondamentale importanza che il gruppo riesca ad ordinare e mettere in relazione tutte le informazioni di cui dispone, allo scopo di analizzare nel modo ottimale la situazione, grazie al contributo delle diverse professionalità di cu si fanno portatrici i loro membri.
Le riunioni possono essere di vario tipo distinguendosi in base alla tematica di riferimento, che può essere quella di adottare una decisione oppure di svolgere attività di monitoraggio; anche l’elemento temporale ed organizzativo può fungere da criterio di classificazione e quindi abbiamo le riunioni ordinarie che vengono stabilite con largo anticipo e secondo una cadenza ciclica, oppure quelle straordinarie quando vi è la necessitò di gestire situazioni contingenti (ma è sempre opportuno un preavviso minimo di due ore circa).

Una soluzione che proviene dalla tecnologia è quella delle riunioni in videoconferenza, che si rivela di particolare utilità pratica nei casi in cui l’impresa è suddivisa in filiali con il notevole vantaggio di superare i limiti spazio-temporali: l’unico inconveniente è quello di sostenere i costi della struttura tecnologica e la risoluzione delle relative problematiche organizzative.

Ogni incontro è solitamente strutturato in base ad una precisa scaletta che prevede le seguenti fasi:

  • Individuazione dell’obiettivo;
  • Identificazione dei partecipanti;
  • Definizione dei tempi, della struttura e degli strumenti;
  • Redazione di un piano della riunione (chiamato anche scaletta o ordine del giorno);
  • Preparazione del materiale da distribuire;
  • Comunicazione di invito ai partecipanti.

La fase propositiva ,solitamente di competenza di un dirigente, un responsabile o un componente del gruppo, nasce col sorgere di una specifica esigenza che sarà poi il criterio guida per la successiva organizzazione e convocazione dei partecipanti, che verranno selezionati in base al ruolo svolto ed alla specifica professionalità.

Scelta strategica di fondamentale importanza è quello del luogo in cui svolgere la riunione, che deve essere rapportata al numero dei partecipanti e devono essere disponibili tutti i supporti e strumenti che si rendono necessari per il suo ottimale svolgimento, come le prese elettriche sufficienti per l’attacco di eventuali PC portatili, sedie ergonomiche ed il materiale indispensabile per i partecipanti quali penne, carta, materiale informativo ed altro.

Per consentire ai partecipanti di essere preparati sui temi oggetto della discussione è necessario inviare congiuntamente all’invito forniti la documentazione informativa onde consentire l’acquisizione con congruo anticipo di tutte le informazioni che aiutano a focalizzare meglio l’oggetto della riunione.
Inoltre deve essere prevista la presenza di alcune figure professionali come la segretaria o assistente, il coordinatore ed il segretario, che svolge il fondamentale compito di registrare lo svolgimento della riunione.

Il momento fondamentale resta quello della fase di sviluppo, dove ognuno dei partecipanti è autorizzato ad intervenire a seconda di un ordine prestabilito dal coordinatore e dal tipo di riunione, dove può essere data la presenza agli esperti del settore. Tale fase si suddivide ulteriormente in due diversi momenti e cioè quello dell’analisi delle tematiche in oggetto, denominata discussione e quello in cui si procede alla classificazione di tutte le possibili soluzioni ed alternative.

Infine abbiamo poi la fase conclusiva, gestita dal coordinatore, dove viene fatto il punto della situazione sulle decisioni prese dal gruppo della riunione normalmente è gestita dal coordinatore che fa il punto della situazione sulle decisioni prese dal gruppo: nella eventualità in cui vengono proposte più soluzioni si procederà mediante votazione.

riunione

English
One of the most effective tools to promote a climate of mutual respect among the members of a working group is meeting planning.
They can be of two categories: the formal ones where the purpose is to monitor the roles and the work done, or the informal ones that are intended to deepen mutual knowledge and thus create a friendly climate among the various members of the group.
The problem that may arise is the emergence of competitive subgroups, which can pose a threat to team cohesion.

So that this important work tool gives the maximum possible benefits, it must be used critically, by scheduling the timing and the appropriate situations where intervention is needed to resolve a problem: its excessive use can give participants the conviction that This is a waste of time, thus frustrating active participation and hence its effectiveness.
The central element remains the definition of the objective to be pursued, from which the scheduling of the intervention times and the definition of the respective roles among the participants will be deduced.

It becomes crucial to make the meeting better effective, and its goal is made unambiguously accessible to everyone.
The central phase is that of discussion, where each member of the group must be placed in a position to express his thoughts on the subject matter, confronting each other in order to bring out different points of view in an attempt to identify a shared perspective, As well as to enrich the wealth of knowledge of the group.
One of the most important aspects is the creative one when it comes to solving some problems or there are obstacles to achieving a goal.

Therefore, it becomes crucial that the group manages to order and relate all the information available to it in order to optimally analyze the situation, thanks to the contribution of the different professions that they carry their members.
Meetings can be of a different type based on the reference theme, which may be to take a decision or to carry out monitoring activities; The temporal and organizational element can also serve as a classification criterion and therefore we have ordinary meetings that are settled in advance and cyclically or extraordinary when it is necessary to handle contingent situations (but it is always advisable to have a notice At least two hours).

A solution coming from technology is videoconferencing, which is particularly useful in cases where the enterprise is subdivided into subsidiaries with the remarkable advantage of overcoming space-time constraints: the only drawback is to To support the costs of the technological structure and the resolution of related organizational issues.

Each encounter is usually structured according to a precise ladder that involves the following phases:

  • Finding the Goal;
  • Identification of participants;
  • Definition of times, structure and tools;
  • Drawing up a meeting plan (also called a ladder or agenda);
  • Preparation of the material to be distributed;
  • Call Invitation to Participants.

The propositional phase, usually of a manager, a manager or a component of the group, is born with the emergence of a specific requirement which will then be the guiding criterion for the subsequent organization and convocation of the participants, which will be selected according to the role played and To the specific professionalism.

A key strategic choice is the place where the meeting takes place, which must be related to the number of participants and all the media and tools that are needed for its optimal performance, such as sufficient electrical outlets, Attaching any portable PCs, ergonomic chairs and the essential material for participants such as pens, paper, information material and more.

In order to allow participants to be prepared on the subjects covered by the discussion, it is necessary to send the information document together with the invitation so that they can quickly obtain all the information that will help to better focus on the subject of the meeting.
In addition, some professional figures such as the secretary or assistant, the coordinator, and the secretary, must be provided, which performs the fundamental task of recording the meeting.

The fundamental moment is that of the development phase, where each participant is allowed to intervene according to a pre-determined order by the coordinator and the type of meeting, where the presence of the experts in the sector may be. This phase is further subdivided into two different moments, namely that of the analysis of the themes discussed, called discussion and the one in which all the possible solutions and alternatives are graded.

Finally we have the final phase, managed by the coordinator, where the point of the situation on the decisions taken by the meeting group is normally handled by the coordinator who makes the point of the situation on the decisions taken by the group: in the event that more solutions are proposed We will proceed by vote.

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