Lavorare in gruppo: le basi. Team work: the basics.

La capacità di lavorare in gruppo
E’ definito “Team building” la modalità di costruzione di un gruppo di lavoro coeso. Si tratta di un processo di aggregazione che mira ad utilizzare al massimo le capacità personali, professionali e le competenze di ognuno in funzione del conseguimento degli obiettivi che il gruppo stesso si pone. Per fare un lavoro in gruppo non basta mettere insieme le persone necessarie.

In realtà, lavorare in gruppo significa superare i conflitti e la polarizzazione delle opinioni; significa mediare gli aspetti individuali con quelli relazionali e sociali e con gli obiettivi che il gruppo deve perseguire.
Il processo di trasformazione che porta un insieme di persone a diventare un team è alquanto complesso poiché lo scopo del team non è perseguire l’obiettivo di un singolo componente ma una soluzione valida e soddisfacente per tutti.

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Gli obiettivi del team building sono:

  • individuare nei collaboratori le motivazioni, competenze e qualità adatte al team;
  • costituire e condurre un gruppo;
  • collocare i singoli membri nel ruolo giusto.

I problemi pratici da affrontare per la sua attuazione sono:

  1. quando si può creare un team?
  2. in che modo si può formare un team?
  3. come strutturare l’organizzazione?
  4. come migliorare l’efficacia e l’efficienza del gruppo?

Per quanto concerne il primo punto c’è da osservare che per poter creare un buon team bisogna innanzitutto tener conto che le fasi di sviluppo di un gruppo sono diverse, anche se ricorrenti e specifiche.

Le fasi evolutive che un gruppo attraversa sono le seguenti:

  1. fase della relazione interpersonale – caratterizzata da difese individuali, problemi di decisione, spostamento di conflitti;
  2. fase del gruppo centrato sul leader – con la creazione di aggressività, silenzi, confusione di ruoli, dipendenza e controdipendenza;
  3. fase del gruppo centrato sul gruppo – caratterizzata da stati di equilibrio, fenomeni emotivi;
  4. fase della dinamica di gruppo vera e propria – con socializzazione del linguaggio, feed- back, accettazione delle differenze, formazione di sottogruppi.

Rispetto alla modalità necessaria per formare un team bisogna tener conto di elementi fondamentali come:

  • esplorare le motivazioni delle persone verso l’accettazione degli obiettivi organizzativi;
  • verificare l’omogeneizzazione delle aspettative personali dei membri verso obiettivi realizzabili e condivisi da tutti;
  • mediare fra gli aspetti affettivo-motivazionali e quelli tecnico-operativi interni al gruppo;
  • analizzare la coesione e l’autorità necessarie per la conduzione del gruppo.

La strutturazione dell’organizzazione del team presuppone:

  1. la chiarezza degli obiettivi e dei vincoli;
  2. l’armonizzazione delle diverse competenze e la definizione dei ruoli;
  3. la definizione dei tempi di lavoro e delle procedure per raggiungere gli obiettivi.

Infine, il miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza del team dipende dall’unità del gruppo e dal leader che lo dirige.

Le barriere alla collaborazione del gruppo:

  • L’opinione errata comune a molti dirigenti di possedere non soltanto le idee migliori, ma anche di doverle imporre;
  • 
La non disponibilità a rinunciare alle proprie proposte di soluzione a favore di altre;
  • Quando le cose vanno male, cercare a tutti i costi il colpevole anziché la soluzione del problema;
  • 
La non-disponibilità ad accogliere positivamente e a portare avanti le idee altrui.

Le tecniche di comunicazione 


Per la conduzione di un gruppo il facilitatore ha a disposizione numerose tecniche tra le quali scegliere quella più opportuna in rapporto all’obiettivo che si prefigge e alla situazione di gruppo.

Le tecniche più note per iniziare sono:

  1. l’autopresentazione;
  2. il questionario;
  3. la discussione;
  4. la tavola rotonda;
  5. il panel;
  6. il brain storming.

Poiché le tecniche vengono applicate nel corso delle riunioni, occorre innanzitutto distinguere tra:
–  riunione di informazione discendente – viene privilegiata l’informazione che è data dal facilitatore oppure da un esperto.
–  riunione di informazione ascendente – viene privilegiata l’informazione cha dal gruppo va al facilitatore. Si tratta delle riunioni di verifica oppure delle riunioni nelle quali il gruppo deve prendere delle decisioni. In questi casi, il facilitatore provvede ad assumere dati e informazioni dal gruppo e a sottoporle allo stesso per discuterle e approfondirle ai fini della valutazione e della decisione.

L’autopresentazione 

Quando si costituisce un gruppo e questo si riunisce per la prima volta la tecnica da adottare è quella dell’autopresentazione. Cioè il facilitatore presenta sé stesso, dà alcune indicazioni biografiche, accenna alle sue competenze, motiva la sua presenza, comunica gli scopi della riunione, quindi invita i membri – a giro di tavolo – a fare altrettanto. In genere nel giro di tavolo i membri “si adagiano” sul modello offerto dal facilitatore sia come sequenza sia come tempi; se qualcuno rompe, omettendo, aggiungendo, utilizzando tempi più lunghi, ecc. dimostra già di porsi nel gruppo in odo originale se non divergente.

L’autopresentazione serve anche ad evitare che nel gruppo i più estroversi prendano sempre la parola a danno degli introversi; il fatto che tutti, a giro di tavolo, prendano la parola crea un clima di eguaglianza che difficilmente in seguito sarà rotto. L’analisi dei linguaggi, se implicita, serve molto al facilitatore per sapere con chi ha a che fare, chi dovrà essere stimolato ad intervenire, chi invece stimolato a non intervenire.

Il questionario 

I lavori possono iniziare anche presentando al gruppo un brevissimo questionario in cui si chiede quale sia il loro livello di conoscenza su alcuni temi oggetto della riunione. Nel caso in cui si adotta questa tecnica è consigliabile, al fine di evitare possibili reazioni negative, conservare l’anonimato nelle risposte e lasciare la libertà di rispondere o meno. Questa tecnica, che costituisce un momento della informazione ascendente della riunione, consente al facilitatore una prima e rapida valutazione dei livelli di partenza del gruppo.

Al questionario potrà seguire la fase della informazione discendente. Sta all’abilità del facilitatore individuare quei due o tre membri che “sanno” di più ed utilizzarli come leaders di opinione, chiamarli ad esempio a precisare meglio i loro punti di vista, a corredare le loro informazioni con altre, a dare eventualmente indicazioni bibliografiche, ecc..

La discussione
Vediamo ora come animare una discussione nel caso in cui il facilitatore o l’esperto abbiano presentato una questione. L’animazione di una discussione, su una tematica oppure su proposte o istruzioni di lavoro, non è cosa facile. Infatti, non si tratta di dare semplicemente la parola a chi la chiede e poi procedere “così come va”. Sarebbe semplice qualora i membri fossero già esperti di una discussione di gruppo, capaci di stare dentro al tema, di non divagare, di non portare elementi di conflitto, ecc. Ma così non è!

Animare una discussione è un intervento formativo vero e proprio, che ha le sue modalità. In primo luogo il facilitatore deve presentare con molta chiarezza i termini della questione, comunicare cosa si vuole dalla discussione, il tempo che si ha a disposizione. Prende nota delle richieste di intervento, quindi dà la parola secondo l’ordine delle iscrizioni. E’ importante che con cenni del capo o delle mani il facilitatore esorti i prolissi ad essere più incisivi, i confusi ad essere più chiari. Egli sarà attento alle espressioni del volto o ai movimenti delle mani e del corpo dei partecipanti, per capire se un membro ha qualcosa da dire, ma non sa inserirsi nella discussione, e trovare il modo di farlo intervenire.

Se ad un certo punto della discussione si accorge che le posizioni e le proposte sono contrapposte al punto da rendere difficile una conclusione operativa, egli deve intervenire orientando ed eventualmente sollecitare la ricerca di soluzioni intermedie. Tutto ciò deve essere fatto con molta cura, per evitare di essere percepito come un direttivo oppure come un prevaricatore della volontà del gruppo.

Quando tutti o la maggioranza dei partecipanti sono intervenuti e la questione è stata trattata in tutti i suoi aspetti, il facilitatore avrà cura di riassumere brevemente ciò che è emerso, evitare il superfluo o il ripetitivo e presentare i nodi reali del problema.
Nel momento delle scelte finali è opportuno che il facilitatore eviti che si vada al voto, laddove è in grado di intravedere soluzioni che possano raccogliere l’unanimità o il massimo dei consensi: questo perché il gruppo abbia sempre la sensazione della compattezza.

Sarà bene andare al voto soltanto se si profilano proposte alternative. Nel corso della discussione possono verificarsi alcune situazioni, quali:
–  alcuni membri non hanno ben capito la questione;
–  altri ne hanno capito solo alcuni aspetti;
–  alcuni avanzano proposte abnormi;
–  altri stravolgono i punti di partenza oppure gli interventi altrui.
Quando i partecipanti intervengono in modo non corretto il facilitatore ha il dovere di vigilare che ciò non avvenga ed intervenire per correggere; in tal caso i suoi interventi saranno molto apprezzati dal gruppo e dagli stessi membri cui sono diretti, sempre che il facilitatore sia “accettato” dal gruppo.

Oltre a quella sopra illustrata, riferita al caso in cui il facilitatore o un esperto presentano una questione, vi sono altre modalità di discussione.
Infatti un argomento può essere presentato anche con la tecnica della tavola rotonda o del panel. Queste ultime modalità possono essere applicate molto opportunamente dalle cooperative, sia all’interno sia nei rapporti con il territorio.

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La tavola rotonda
Con la tavola rotonda facilitatore ed esperti stanno ad un tavolo, il facilitatore occupa la posizione centrale, ed il gruppo si trova di fronte possibilmente a semicerchio. Il facilitatore presenta la questione, motiva la presenza degli esperti, li presenta e ne presenta le competenze. Quindi dà loro a turno la parola, raccomandando il rispetto dei tempi. Alla fine del giro riassume brevemente, estrapola gli aspetti problematici e li porge all’attenzione ed alla discussione del gruppo; quindi coordina la discussione.

Il Panel
Come struttura il panel è molto simile alla tavola rotonda. In questa tecnica cambia radicalmente il ruolo del facilitatore che non si siede al centro del tavolo ma è in piedi in posizione laterale, in genere alla sinistra del gruppo. La diversa posizione del facilitatore è dovuta al fatto che nel panel è prevista una sua grande mobilità, in quanto chiamato a gestire in maniera forte i momenti critici di incomprensione tra esperti e gruppo, di difficoltà del gruppo a far domande.

Il facilitatore, soprattutto in questi momenti, occupa una posizione centrale tra eventuali esperti e gruppo e si rivolge frontalmente o verso gli uni o verso l’altro, dando le spalle ora al gruppo ora agli esperti. In questa situazione egli gioca un ruolo primario nell’andamento della discussione, a differenza della tavola rotonda dove si presenta solo come coordinatore dei lavori, con una personalità molto forte. Nella topologia del lavoro di gruppo le posizioni centrali sono sempre forti, soprattutto quando si volgono le spalle a qualcuno. Infatti, il facilitatore nel panel il facilitatore può anche assumere il ruolo di protagonista.

Questa tecnica è consigliabile sia quando il gruppo è molto numeroso sia quando le problematiche da affrontare sono abbastanza importanti, per cui è necessario prevedere momenti di forte direzione.

Il brain storming
Un’altra modalità di conduzione di una riunione o del lavoro di gruppo è la tecnica del brain storming; una tecnica gestibile ed altamente efficace sia dal punto di vista della socializzazione che da quello della produzione. Essa è particolarmente usata quando il gruppo deve trovare delle idee, formulare dei progetti, trovare delle soluzioni a problemi situazionali; ed è particolarmente interessante perché fa appello a tutte le possibilità di immaginazione, di divergenza, di creatività dei singoli individui e del gruppo.

Vediamo come il facilitatore può mettere in atto la tecnica del brain storming.
Egli riunisce il gruppo, espone il problema presentato in tutti i suoi aspetti, spiega perché è necessario trovarne una o più soluzioni, quindi invita il gruppo a lavorare, dando tutte le istruzioni del caso ed esprimendo alcune raccomandazioni di fondo.
Per un buon esito del brain storming il facilitatore deve avere chiare quali sono le regole del gioco e vigilare che ogni membro le osservi scrupolosamente.

Le regole sono le seguenti:

  1. occorre produrre il massimo di idee o soluzioni nel minor tempo, per cui nella fase iniziale conta più la quantità del prodotto che la qualità;
  2. ciascun membro è tenuto a dire, sul problema, tutto ciò che gli passa per la mente, anche ciò che possa apparire illogico ed assurdo;
  3. è rigorosamente vietata la critica; tutti debbono astenersi dal fare commenti;
    tutti sono impegnati ad ascoltare con estrema attenzione.

Se il gruppo è piccolo il facilitatore appunterà succintamente tutte le idee avanzate senza ometterne alcuna e farà rispettar le regole impartite.
Se il gruppo è numeroso, lo si può suddividere in sottogruppi, ciascuno con il suo facilitatore.

Un’altra modalità, più scientifica ma più elaborata come realizzazione, è la seguente: il gruppo si pone attorno ad un tavolo circolare o comunque si dispone in cerchio; al suo esterno alcuni osservatori fungono da segretari e prendono nota ciascuno delle idee di due o tre membri del gruppo. Per tutta l’operazione viene assegnato un tempo, in genere un’ora, comunque rapportato alla complessità del problema.

Conclusa la fase produttiva, ha inizio la fase critico-costruttiva. Il gruppo si riunisce dopo una pausa, oppure i sottogruppi si ricompongono nel gruppo.
Il facilitatore dà lettura di tutte le idee emerse e dà ancora un margine di tempo per qualche aggiunta, soprattutto s si è lavorato in sottogruppi. Quindi con l’aiuto dei segretari comincia ad ordinare tutte le idee su un cartellone o su una lavagna, cancellando le ripetizioni, le idee inutili o assurde.

Ha inizio un’operazione di pulizia e di messa a punto cui partecipa tutto il gruppo; in questa fase si punta alla qualità. Infine si classificano per categoria tutte le idee così rielaborate e si redige il testo finale che costituisce la risposta del gruppo al problema posto.

teambuilding
The ability to work in groups

Team building is defined as the way of building a cohesive working group. This is an aggregation process that seeks to maximize the personal, professional, and skills of each person in terms of achieving the goals the group itself sets itself up.
To do group work is not enough to put together the people you need. Actually, working together means overcoming conflicts and polarizing opinions; Means to mediate individual aspects with relational and social aspects and the goals the group must pursue.
The process of transforming a team of people to become a team is quite complex as the goal of the team is not pursuing the goal of a single component but a good and satisfying solution for everyone.

The team building objectives are:

  1. Identify the motivations, skills, and responsibilities of the collaborators
  2. Qualities suitable for the team; Constituting and leading a group;
  3. Place individual members in the right role.

The practical problems to be addressed for its implementation are:

  • When can you create a team?
  • How can a team be formed?
  • How to structure the organization?
  • How to improve the efficiency and efficiency of the group?

As for the first point, it should be noted that in order to be able to create a good team, one must first consider that the stages of development of a group are different, though recurring and specific.

The evolving phases that a group crosses are as follows:

  1. Phase of the interpersonal relationship – characterized by individual defenses, decision-making problems, displacement of conflicts;
  2. Stage group focused on the leader – with the creation of aggression, silence, confusion of roles, addiction and contradiction;
  3. Phase-grouped group stage – characterized by equilibrium states, emotional phenomena;
  4. Phase of real group dynamics – with language socialization, feedback, acceptance of differences, formation of subgroups.

In relation to the necessary way to form a team, it is important to take into account fundamental elements such as:

  • Explore the motivation of people towards acceptance of organizational goals;
  • To verify the homogenization of the members’ personal expectations towards achievable and shared goals;
  • Mediate between emotional-motivational and technical-operational aspects of the group;
  • To analyze the cohesion and authority required for conducting the group.

 

The organization organization of the team presupposes:

  1. Clarity of objectives and constraints;
  2. The harmonization of different competences and the definition of roles;
  3. The definition of working time and procedures to achieve the goals.

Finally, improving team effectiveness and efficiency depends on the group’s unity and the leader of the team.

The barriers to the collaboration of the group:

  • The wrong opinion common to many executives to possess not only the best ideas, but also to impose them;
  • The unwillingness to give up their own proposals for solutions to others;
  • When things go wrong, look for the culprit at all costs rather than solving the problem;
  • Unavailability to welcome positively and to carry forward the ideas of others.

The communication techniques
For the conduction of a group, the animator has several techniques available to choose the one that best suits it to the target and the group situation.

The best known techniques to start are:

  1. self-presentation;
  2. the questionnaire;
  3. the discussion;
  4. Round table;
  5. The panel;
  6. the brainstorming.

As techniques are applied during meetings, it is first necessary to distinguish between:
– descending information meeting – the information provided by the animator or by an expert is privileged.
– ascending information meeting – the information that the group goes to the animator is privileged. These are meeting audits or meetings where the group must make decisions. In these cases, the animator will collect data and information from the group and submit it to discuss and deepen them for evaluation and decision purposes.

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The self-presentation
When a group is formed and this meets for the first time the technique to be adopted is that of self-presentation. That is, the facilitator introduces himself, gives some biographical indications, points to his skills, motivates his presence, communicates the purpose of the meeting, then invites the members – on a round table – to do likewise.

Usually in the table round the members “sit” on the model offered by the facilitator both as a sequence and as times; If someone breaks, omitting, adding, using longer times, etc. Already proves to be in the group in original hood, if not divergent.

Self-serving also serves to prevent the most frustrated group from getting the word to the introvert; The fact that everyone in the table turns to the word creates a climate of equality that will hardly be broken later. The language analysis, if implicit, serves a lot to the facilitator to know who has to do, who should be stimulated to intervene, who instead stimulated not to intervene.

The questionnaire
Work can also begin by submitting to the group a very short questionnaire asking what their level of knowledge is about some of the themes discussed in the meeting. If this technique is used, it is advisable, in order to avoid possible negative reactions, to retain anonymity in the responses and leave the freedom to respond or not. This technique, which is a moment of uplifting information of the meeting, allows the facilitator to first and quickly evaluate the starting levels of the group.

The questionnaire will be able to follow the step of descending information. It is the facilitator’s ability to identify those two or three members who “know” more and use them as leaders of opinion, to call them, for example, to better define their points of view, to accompany their information with others, to give bibliographical indications , etc..

The discussion
Let’s now see how to animate a discussion in case the facilitator or expert has raised a question. Animating a discussion, topic or suggestions or work instructions is not easy. In fact, it is not just giving the word to those who ask for it and then proceeding “as it goes”. It would be easy if the members were already experts in a group discussion, able to be in the theme, not to divide, to not bring conflicting elements, etc. But that’s not it!

Animating a discussion is a formative training that has its own modes. First, the facilitator must clearly state the terms of the question, communicate what is desired by the discussion, the time available. He takes note of the requests for intervention, then gives the floor according to the order of the inscriptions. It is important that the facilitator exhorts the prolives to be more incisive, with confusions of the head or hands, confused to be clearer. He will be attentive to the expressions of the face or movements of the hands and body of the participants, to see if a member has something to say, but he can not get into the discussion, and find a way to make it happen.

If at some point in the discussion you realize that the positions and proposals are opposed to the point of making it difficult to reach an operational conclusion, he must intervene by orienting and eventually soliciting the search for intermediate solutions. All this has to be done with great care to avoid being perceived as a leader or as a pervert of the will of the group.

When all or most of the participants have intervened and the issue has been dealt with in all its aspects, the facilitator will have to briefly summarize what has emerged, avoid the superfluous or repetitive and present the real nodes of the problem. At the time of the final choices, the facilitator should avoid voting, where he is able to see solutions that can gather the unanimity or the utmost consents: this is because the group always has the feeling of compactness.

It will be good to go to the vote only if you make alternative proposals. During the discussion some situations may arise, such as:
– some members did not quite understand the question;
– others have understood only a few aspects;
– some are abnormal proposals;
others overturn the starting points or the actions of others.

When the participants intervene incorrectly, the facilitator has the duty to ensure that this does not happen and to intervene to correct; In this case his / her interventions will be highly appreciated by the group and the members to whom they are directed, provided that the facilitator is “accepted” by the group.

In addition to the above, referring to the case where the facilitator or expert poses a question, there are other modes of discussion.
Indeed, a topic can also be presented with the round table or panel technique. These last modalities can be applied very well by cooperatives, both inside and in the relations with the territory.

The round table
With the facilitator round table and experts stand at a table, the facilitator occupies the central position, and the group faces half a circle. The facilitator presents the question, motivates the presence of the experts, presents them and presents them with the skills. Then he gives them the word in turn, recommending respect for the times. At the end of the tour summarizes briefly, extracts the problematic aspects and brings them to the attention and discussion of the group; Then coordinates the discussion.

The Panel
As a structure the panel is very similar to the round table. In this technique radically changes the role of the facilitator who does not sit in the center of the table but is standing in a lateral position, usually at the left of the group. The different position of the facilitator is due to the fact that the panel is expected to have a great mobility, as it is called to handle the critical moments of misunderstanding between experts and group, which is difficult for the group to ask questions.

The facilitator, especially in these moments, occupies a central position between any expert and group, and faces either frontally or toward each other, leaving the group now to the experts. In this situation, he plays a primary role in the evolution of the discussion, unlike the round table where he presents himself only as a coordinator of the work, with a very strong personality. In topology of group work, central positions are always strong, especially when turning their backs on someone. Indeed, the facilitator in the panel facilitator can also take on the role of protagonist.

This technique is advisable both when the group is very large and when the issues to be addressed are quite important, so it is necessary to anticipate moments of strong direction.

The brainstorming
Another way of conducting a meeting or group work is the technique of brain storming; A manageable and highly effective technique both from the point of view of socialization and production. It is particularly used when the group needs to find ideas, formulate projects, find solutions to situational issues; And is particularly interesting because it calls upon all the possibilities of imagination, divergence, creativity of individual individuals and the group.

Let’s see how the facilitator can implement the brain storming technique.
He brings together the group, exposes the problem presented in all its aspects, explains why it is necessary to find one or more solutions, then invites the group to work, giving all the instructions and giving some background recommendations.
For a good result of brain storming, the facilitator must be clear about the rules of the game and ensure that each member is watching them scrupulously.

The rules are as follows:

  1. It is necessary to produce the maximum of ideas or solutions in the shortest time, so in the initial phase it is more than the quantity of the product and the quality;
  2. Each member is required to say, about the problem, all that passes through his mind, even what may seem illogical and absurd;
  3. Criticism is strictly forbidden; Everyone must abstain from making comments;
  4. Everyone is committed to listening with extreme care.

If the group is small, the facilitator will briefly sum up all the advanced ideas without omitting any and will respect the rules given.
If the group is large, it can be subdivided into subgroups, each with its facilitator.

Another mode, more scientific, but more elaborate as a realization, is the following: the group moves around a circular table, or else it has a circle; At the outside, some observers act as secretaries and note each of the ideas of two or three members of the group. For the whole operation, a time is usually given, usually an hour, however, related to the complexity of the problem.

Once the production phase has ended, the critical-constructive phase begins. The group meets after a break, or the subgroups rejoin the group.
The facilitator reads all the ideas that emerged and still gives some time for some additions, especially when it has worked in subgroups. Then with the help of secretaries he begins to sort all ideas on a billboard or on a blackboard, deleting repetitions, unnecessary or absurd ideas.

A cleansing and tuning operation begins with the whole group; At this stage, we aim at quality. Finally, all the ideas that have been reworked are categorized by category and the final text forms the group’s response to the problem.

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